W Sejmie trwają prace legislacyjne nad projektem ustawy o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (dalej: „Projekt”), który regulował będzie pracę zdalną. Obecnie w Kodeksie pracy znajdują się wyłącznie przepisy o telepracy, która jest odrębną instytucją od pracy zdalnej. Zgodnie z zawartą w Projekcie definicja, pracą zdalną ma być praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez Pracownika i każdorazowo uzgodnionym z Pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania Pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Uzgodnienie/polecenie wykonywania pracy zdalnej
Projekt zakłada możliwość uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej przy zawarciu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia (z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika) oraz możliwość wydania pracownikowi polecenia wykonywania pracy zdalnej w określonych przypadkach (np. w okresie epidemii lub zagrożenia epidemicznego). Wydanie pracownikowi polecenia wykonywania pracy zdalnej ma być uzależnione od uprzedniego złożenia przez pracownika oświadczenia, że posiada warunki lokalowe i techniczne. Z kolei dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia zawierającego potwierdzenie, że stanowisko pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Oświadczenie może być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej.
Ustalenie zasad wykonywania pracy zdalnej
Ustalenie zasad wykonywania pracy zdalnej ma następować w porozumieniu zawieranym pomiędzy pracodawcą i zakładową organizacją związkową. W przypadku nie zawarcia porozumienia w terminie 30 dni od przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia, pracodawca ma określać zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. Natomiast w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, zasady wykonywania pracy zdalnej mają być określane przez pracodawcę w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Wykonywanie pracy zdalnej ma być dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie lub gdy nie został wydany regulamin, wówczas pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Porozumienie/regulamin
Zgodnie z Projektem porozumienie oraz regulamin mają określać w szczególności:
- grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną;
- zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych oraz innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej,
- zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, w przypadku, gdy pracownik korzysta z własnych narzędzi i materiałów,
- zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy;
- zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
- zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedury ochrony danych osobowych;
- zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Obowiązki pracodawcy
W Projekcie przewidziano następujące obowiązki pracodawcy związane z pracą zdalną:
- zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- pokrycie kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych;
- pokrycie innych niż wskazane powyżej kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie, poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo porozumieniu zawartym z pracownikiem dotyczącym wykonywania pracy zdalnej;
- zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędnych do wykonywania tej pracy szkoleń i pomocy technicznej.
Bezpieczeństwo i higiena pracy podczas pracy zdalnej
Wedle Projektu podczas pracy zdalnej pracodawca ma realizować w stosunku do pracownika obowiązki związane z bezpieczeństwem i higieną pracy z pewnymi wyłączeniami w tym m.in. z wyłączeniem obowiązków związanych z udzielaniem pierwszej pomocy w nagłych wypadkach, organizacją stanowiska pracy zgodnie z zasadami BHP, zapewnieniem środków ochrony indywidualnej i zbiorowej, zapewnieniem odpowiednich pomieszczeń do pracy oraz zapewnieniem urządzeń higieniczno-sanitarnych i dostarczenia środków higieny osobistej.
Kontrola pracownika podczas pracy zdalnej
Zgodnie z Projektem pracodawca ma prawo, w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika, przeprowadzać kontrolę wykonywania tej pracy przez pracownika, w tym w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania procedur ochrony danych osobowych. Szczegółowe zasady kontroli mają być określane w porozumieniu z organizacjami związkowymi lub w regulaminie wydanym przez pracodawcę bądź też w porozumieniu zawieranym z pracownikiem lub w poleceniu wykonywania pracy zdalnej.
Okazjonalna praca zdalna
Projekt przewiduje także możliwość okazjonalnego wykonywania pracy zdalnej na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. W tym przypadku nie będzie konieczne uprzednie uzgodnienie pomiędzy stronami stosunku pracy, że praca będzie wykonywana zdalnie.
Obecnie Projekt mający wprowadzić do Kodeksu pracy przepisy o pracy zdalnej jest procedowany w Sejmie, gdzie 7 lipca 2022 roku odbyło się pierwsze czytanie projektu. Zważywszy, że praca zdalna funkcjonuje u wielu pracodawców, uregulowanie jej zasad w ustawie jest potrzebne i wskazane.