Wielu spotkało się z sytuacją, w której to spółka zawiera kontrakt menedżerski z osobą fizyczną, na mocy którego powierza pełnienie funkcji zarządzania przedsiębiorstwem i zakładem produkcyjnym. Menedżer zgodnie z zawartym kontraktem realizuje usługi w wybranym przez siebie czasie i miejscu, ewentualnie jeżeli rodzaj danej usługi wymaga jej realizacji w określonym czasie i miejscu, w tym w siedzibie spółki. Spółka zobowiązuje się do zwrotu lub finansowania wydatków związanych z podróżami służbowymi menedżera, związanymi z wykonywaniem przedmiotu kontraktu, w tym finansowanie kosztów paliwa do służbowego samochodu, kosztów parkingu oraz przejazdów autostradą (płatności dokonywane są kartą paliwową, a kosztami obciążana jest bezpośrednio spółka); finansowanie zakupu biletów na pociąg czy samolot (koszt ponoszony bezpośrednio przez spółkę); finansowanie noclegów w hotelach, w tym w miejscowości siedziby spółki (płatność kartą służbową lub przelewem – faktura wystawiana bezpośrednio na spółkę).
Pytanie – czy w stosunku do zwracanych lub finansowanych kosztów podróży ma zastosowanie zwolnienie z PIT, wobec czego Spółka nie jest zobowiązana jako płatnik PIT do pobrania zaliczki na ten podatek?
Po pierwsze więc należy przypomnieć, że co do zasady, zgodnie z ogólną regułą – wszystko jest przychodem. Wynagrodzenie z kontraktu menedżerskiego stanowi przychód z działalności wykonywanej osobiście. W tym źródle otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika pieniądze i wartości pieniężne oraz wartości otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Oznacza to, że również świadczenia pozapłacowe – w tym przysporzenia majątkowe menedżera związane z finansowaniem przez spółkę jego podróży służbowych będą stanowiły przychód podatkowy z działalności wykonywanej osobiście.
Zwolnienie diet i należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem
Ustawa PIT przewiduje natomiast zwolnienie przedmiotowe diet i innych należności za czas:
- podróży służbowej pracownika; oraz
- podróży osoby niebędącej pracownikiem.
Warunkiem jest, aby otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów oraz nie przekraczały wartości określonych w przepisach wykonawczych dotyczących należności pracowników w podróżach służbowych.
Dyrektor KIS wyjaśnił w interpretacji indywidualnej z dnia 9 września 2025 r.
0113-KDIPT2-3.4011.530.2025.3.PR co należy rozumieć przez podróż osoby niebędącej pracownikiem. Dyrektor KIS zgodził się z podatnikiem, że świadczenia w postaci zwrotu kosztów podróży odbywanych przez menedżera w związku ze świadczonymi przez niego na rzecz Spółki usługami lub w postaci finansowania tych kosztów bezpośrednio przez Spółkę, a także świadczenia w postaci zwrotu kosztów przejazdu do i noclegu w miejscowości, w której znajduje się siedziba Spółki lub w postaci finansowania tych kosztów bezpośrednio przez Spółkę, podlegają zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W konsekwencji, jeżeli finansowane kwoty nie przekraczają limitów określonych w przepisach wykonawczych, spółka nie będzie zobowiązana – jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, do pobrania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy.
Dyrektor KIS stwierdził przy tym, że w celu interpretacji „podróży osoby niebędącej pracownikiem” należy sięgnąć do słownikowej definicji pojęcia „podróż”. Jest to przebycie drogi do odległego miejsca, bez dookreślenia jej czasu ani częstotliwości odbywania. W efekcie przedmiotowe zwolnienie nie obejmie zwrotu kosztów za jazdy lokalne, które nie spełniają definicji „podróży”.
