Bezpieczeństwo produktów w sprzedaży na odległość – obowiązki podmiotów gospodarczych

W dniu 13 grudnia 2024 r. weszło w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/988 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów. Temat ten był podejmowany już niejednokrotnie, niemniej jednak – w dzisiejszym artykule przybliżymy – w ślad za Rozporządzeniem GPSR konkretne elementy jakie musi zawierać oferta sprzedaży, sposób w jaki musi zostać oznaczony produkt oferowany do sprzedaży przez przedsiębiorcę, jak również  poszczególne kroki jakie musi podjąć podmiot gospodarczy w razie wypadku związanego z bezpieczeństwem produktów.

Obowiązki podmiotów gospodarczych w przypadku sprzedaży na odległość 

W przypadku gdy podmioty gospodarcze udostępniają produkty na rynku w Internecie lub w inny sposób na odległość, oferta tych produktów musi zawierać w sposób jasny i widoczny co najmniej następujące informacje:

1. imię i nazwisko lub nazwę, zarejestrowaną nazwę handlową lub zarejestrowany znak towarowy producenta oraz adres pocztowy i elektroniczny, pod którym można się z nim skontaktować;
2. w przypadku gdy producent nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w Unii – imię i nazwisko lub nazwę, adres pocztowy i elektroniczny osoby odpowiedzialnej w rozumieniu art. 16 ust. 1 (podmiot gospodarczy mający miejsce zamieszkania lub siedzibę w Unii, który odpowiada za zadania dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa tego produktu);
3. informacje umożliwiające identyfikację produktu, w tym jego obraz, rodzaj, a także inne identyfikatory produktu; 
4. wszelkie ostrzeżenia lub informacje na temat bezpieczeństwa, które powinny być umieszczone na opakowaniu, lub zawarte w dołączonym dokumencie towarzyszącym zgodnie z rozporządzeniem lub mającym zastosowanie unijnym prawodawstwem harmonizacyjnym, w języku łatwo zrozumiałym dla konsumentów, określonym przez państwo członkowskie, w którym produkt jest udostępniany na rynku.

Ponadto, podmioty gospodarcze mogą dodatkowo udostępniać informacje nt. typu, partii lub serii produktu, imię i nazwisko lub swoją nazwę, zarejestrowaną nazwę handlową lub zarejestrowany znak towarowy, jasne instrukcje i informacje na temat bezpieczeństwa w języku łatwo zrozumiałym przez konsumentów oraz dane kontaktowe w tym: adres pocztowy i elektroniczny podmiotu gospodarczego  wprowadzającego produkt do obrotu w Unii – w formacie cyfrowym za pomocą rozwiązań elektronicznych wyraźnie widocznych na produkcie lub, gdy nie jest to możliwe, na jego opakowaniu lub w dokumencie dołączonym do produktu. Informacje te podaje się w języku łatwo zrozumiałym dla konsumentów, określonym przez państwo członkowskie, w którym produkt jest udostępniany na rynku, w tym w formatach dostępnych dla osób z niepełnosprawnościami.

Obowiązki podmiotów gospodarczych w razie wypadków związanych z bezpieczeństwem produktów

1. Producent zapewnia, aby wypadek spowodowany przez produkt wprowadzony do obrotu lub udostępniony na rynku zgłoszono właściwym organom państwa członkowskiego, w którym miał miejsce wypadek, za pośrednictwem Safety Business Gateway, bez zbędnej zwłoki od momentu, gdy producent dowiedział się o wypadku. Zgłoszenie musi zawierać rodzaj i numer identyfikacyjny produktu, a także okoliczności wypadku, jeżeli są znane. Producent przekazuje właściwym organom na żądanie inne odpowiednie informacje.
2. Do celów z pkt 1 producent powiadamia właściwe organy o zdarzeniach związanych z używaniem produktu, które spowodowały śmierć człowieka lub poważne negatywne skutki dla jego zdrowia i bezpieczeństwa, stałe lub tymczasowe, w tym obrażenia, inne szkody dla organizmu, choroby i przewlekłe skutki zdrowotne.
3. Importerzy i dystrybutorzy mający wiedzę o wypadku spowodowanym przez produkt, który wprowadzili do obrotu lub udostępnili na rynku, bez zbędnej zwłoki informują o tym producenta. Producent dokonuje zgłoszenia zgodnie z pkt 1 lub poleca importerowi lub jednemu z dystrybutorów dokonanie zgłoszenia.
4. W przypadku gdy producent produktu nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w Unii, osoba odpowiedzialna w rozumieniu art. 16 ust. 1 (podmiot gospodarczy mający miejsce zamieszkania lub siedzibę w Unii, który odpowiada za zadania dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa tego produktu), osoba która wie o wypadku, zapewnia dokonanie zgłoszenia.

Wewnętrzna procedura postępowania w przypadku zgłoszenia wypadku z udziałem produktu

Przedsiębiorcy powinni zadbać o wprowadzenie wewnętrznej procedury postępowania w przypadku zgłoszenia wypadku z udziałem ich produktu tak, aby działania te były zgodne nowymi obowiązkami. Zalecane jest również regularne monitorowanie portalu Safety Gate. Co do zasady, jeśli producent, importer lub dystrybutor stwierdzi lub przypuszcza, że produkt może być niebezpieczny, zapewnia podjęcie odpowiednich środków zaradczych, w tym wycofania produktu z obrotu albo jego odzyskania od konsumentów. W tym drugim przypadku Rozporządzenie wymaga, aby zawiadomienie o odzyskaniu produktów było dostępne w językach łatwo zrozumiałych dla konsumentów w państwach, w których udostępniono produkt, miało nagłówek o określonym brzmieniu („Odzyskanie produktu ze względów bezpieczeństwa”) oraz zawierało jasny opis produktu, zagrożenia, działań, środków ochrony prawnej dla konsumentów i dane kontaktowe. Rozporządzenie wymaga również od sprzedawców internetowych wdrożenia odpowiednich procedur w przypadku wycofania produktów i umożliwia łatwiejszy kontakt między konsumentami, a sklepem w sprawach dotyczących bezpieczeństwa. Stworzenie prostych procedur kontaktu i udzielania informacji na temat bezpieczeństwa produktów. Procedury szybkiego reagowania w sytuacjach, gdy produkty mogą stanowić zagrożenie dla konsumentów. W praktyce oznacza to m.in. możliwość szybkiego wycofania produktu ze sprzedaży i poinformowania klientów o konieczności zaprzestania jego użytkowania.

Typowy proces wycofywania niebezpiecznych produktów z rynku

Procedura wycofywania niebezpiecznych produktów z rynku obejmuje szereg kroków, które są koordynowane zarówno przez producentów, jak i przez organy nadzoru rynku.

Oto typowy proces:

1. Identyfikacja i zgłoszenie problemu: jeśli produkt zostanie uznany za niebezpieczny, organ nadzoru rynku lub konsument zgłasza problem do systemu Safety Gate. Zgłoszenie powinno zawierać szczegółowe informacje o zagrożeniu i produkcie.
2. Ocena ryzyka: organy nadzoru przeprowadzają ocenę ryzyka związanego z produktem, aby ustalić, czy jest on rzeczywiście niebezpieczny i jakie mogą być konsekwencje jego stosowania. W tym etapie mogą być zaangażowani eksperci techniczni.
3. Informowanie producenta i dystrybutorów: organy nadzoru kontaktują się z producentem i dystrybutorami produktu, informując ich o zagrożeniu i zalecając podjęcie odpowiednich działań. Producent lub dystrybutor są zobowiązani do współpracy i wdrożenia działań naprawczych.
4. Wycofywanie produktu z rynku: producent lub dystrybutor przystępuje do wycofywania produktu z rynku. Może to obejmować zatrzymanie sprzedaży, zwrot towaru do producenta oraz usunięcie produktu z półek sklepowych.
5. Informowanie konsumentów: konsumenci są informowani o zagrożeniu, np. poprzez komunikaty prasowe, ostrzeżenia w mediach, informacje na stronach internetowych, a także przez bezpośrednie kontakty, jeśli to możliwe. W przypadku wycofania produktu, konsumenci są zachęcani do jego zwrotu lub wymiany.
6. Monitorowanie i raportowanie: po podjęciu działań naprawczych, organy nadzoru monitorują sytuację, aby upewnić się, że produkt został skutecznie wycofany z rynku i że żadne dalsze problemy nie występują. Informacje o podjętych działaniach są również raportowane do systemu Safety Gate.
7. Działania naprawcze: w przypadku potwierdzenia niezgodności, producent może być zobowiązany do wprowadzenia zmian w projekcie produktu, poprawy procedur produkcyjnych, lub wprowadzenia dodatkowych działań zabezpieczających.

Działania naprawcze dla produktu niebezpiecznego

W przypadku, gdy produkt został już wprowadzony na rynek, ale okazuje się, że stwarza on zagrożenie, przedsiębiorcy są zobowiązani do szybkiego podjęcia działań naprawczych. Rozporządzenie GPSR precyzuje obowiązki w zakresie wycofywania lub modyfikowania produktów uznanych za niebezpieczne:

• Wycofanie produktu z rynku: to najpoważniejsza reakcja w przypadku, gdy produkt stanowi bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia konsumentów. Przedsiębiorcy muszą nie tylko usunąć produkt z półek sklepowych, ale również zatrzymać jego dalszą dystrybucję. Konsumenci, którzy już zakupili produkt, powinni zostać poinformowani o ryzyku i zachęceni do zwrotu produktu w zamian za zwrot kosztów lub wymianę na bezpieczną wersję.
• Modyfikacja produktu: jeśli zagrożenie nie jest krytyczne lub istnieje możliwość jego wyeliminowania poprzez zmianę konstrukcji, producent może zaproponować naprawę lub wymianę wadliwego produktu. Może to obejmować np. dołączenie brakujących części zabezpieczających lub zaktualizowanie instrukcji obsługi.
• Ostrzeżenia dla konsumentów: w niektórych przypadkach problem może być rozwiązany poprzez poinformowanie konsumentów o możliwych zagrożeniach i sposobach ich uniknięcia (np. poprawne użytkowanie produktu, unikanie kontaktu z pewnymi substancjami). Każda decyzja o wycofaniu lub modyfikacji produktu powinna być podejmowana szybko, aby minimalizować ryzyko dla konsumentów. Jednocześnie konieczne jest ścisłe współdziałanie z organami nadzoru rynku, które monitorują, czy podjęte działania są adekwatne.

Konsekwencje niespełnienia wymogów Rozporządzenia GPSR

W momencie, gdy organ nadzoru rynku lub inna instytucja odpowiedzialna za monitorowanie bezpieczeństwa produktów wykryje, że produkt nie spełnia wymogów Rozporządzenia GPSR, przedsiębiorcy mają obowiązek natychmiast zareagować. Reakcje te mogą obejmować:

• Współpracę z organami nadzoru rynku: producenci, importerzy i dystrybutorzy są zobowiązani do udostępnienia dokumentacji technicznej oraz wszelkich informacji związanych z oceną ryzyka i testami bezpieczeństwa. Organy nadzoru rynku mają prawo przeprowadzić dodatkowe kontrole oraz wydać zalecenia lub nakazy dotyczące dalszych kroków.
• Wycofanie produktów: w przypadku, gdy produkt nie spełnia minimalnych standardów bezpieczeństwa, przedsiębiorca musi go natychmiast wycofać z obrotu i powiadomić o tym fakcie odpowiednie władze. Proces wycofywania obejmuje także informowanie konsumentów o potencjalnych zagrożeniach oraz udostępnienie im możliwości zwrotu towaru lub jego naprawy.
• Obowiązek informowania o ryzyku: przedsiębiorcy są zobowiązani do ostrzegania konsumentów, jeśli odkryte zagrożenie może prowadzić do poważnych konsekwencji zdrowotnych lub bezpieczeństwa. Informacje te powinny być jasne, zrozumiałe i łatwo dostępne, zarówno dla użytkowników końcowych, jak i pośredników handlowych.
• Działania prewencyjne: w niektórych przypadkach organy nadzoru mogą wymagać, aby przedsiębiorcy wprowadzili dodatkowe środki kontroli jakości lub monitorowania bezpieczeństwa w przyszłości. Może to obejmować bardziej rygorystyczne testy produktów, wzmocnione procedury oceny ryzyka czy audyty wewnętrzne.

UOKiK jest aktywnym uczestnikiem systemu Safety Gate, który jest europejskim mechanizmem szybkiego ostrzegania o niebezpiecznych produktach. Polska współpracuje z Safety Gate, wymieniając informacje na temat produktów, które mogą stanowić zagrożenie dla konsumentów. W przypadku zgłoszenia przez Safety Gate, UOKiK podejmuje działania mające na celu wycofanie zagrożonych produktów z polskiego rynku.