Obowiązku podmiotów gospodarczych w sprzedaży online z konsumentami

O zmianach i ogólnych obowiązkach przedsiębiorców związanych z wprowadzeniem Rozporządzenia GPSR dot. bezpieczeństwa produktów sprzedawanych online lub w inny sposób na odległość – na rzecz konsumentów pisaliśmy tutaj.

W kolejnym wpisie poświęconym przepisom, które weszły w życie w dniu 13 grudnia 2024 r. zwrócimy szczególną uwagę na konkretne obowiązki poszczególnych „ogniw” w łańcuchu dostaw produktów (producentów, przedstawicieli, importerów, dystrybutorów), jak również obowiązki w zakresie oznaczenia samego produktu i oferty sprzedaży.

Kto to jest Podmiot Gospodarczy? – czyli podmioty objęte obowiązkami wynikającymi z Rozporządzenia GPSR

PODMIOT GOSPODARCZY oznacza producenta, upoważnionego przedstawiciela, importera, dystrybutora, dostawcę usług realizacji zamówień lub każdą inną osobę fizyczną lub prawną podlegającą obowiązkom związanym z wytwarzaniem produktów lub udostępnianiem ich na rynku zgodnie z rozporządzeniem. Podmioty gospodarcze zapewniają wprowadzenie wewnętrznych procesów dotyczących bezpieczeństwa produktów, umożliwiających im spełnienie odpowiednich wymagań rozporządzenia.

Producent zgodnie z Rozporządzeniem GPSR

oznacza każdą osobę fizyczną lub prawną, która wytwarza produkt lub która zleca zaprojektowanie lub wytworzenie produktu i sprzedaje ten produkt pod własną nazwą lub własnym znakiem towarowym;
ponadto osobę fizyczną lub prawną uznaje się za producenta i podlega ona obowiązkom producenta w przypadku gdy wprowadza produkt do obrotu pod nazwiskiem lub nazwą lub znakiem towarowym danej osoby fizycznej lub prawnej;
osobę fizyczną lub prawną inną niż producent, która wprowadza w produkcie istotną modyfikację, uznaje się za producenta i podlega ona obowiązkom producenta w odniesieniu do części produktu, której dotyczy modyfikacja, lub w odniesieniu do całego produktu, jeżeli istotna modyfikacja ma wpływ na jego bezpieczeństwo, przy czym modyfikację produktu za pomocą środków fizycznych lub cyfrowych, uznaje się za istotną, w przypadku gdy ma ona wpływ na bezpieczeństwo produktu oraz spełnione są następujące kryteria:

modyfikacja polega na zmianie produktu w sposób, którego nie przewidziano we wstępnej ocenie ryzyka produktu;
z powodu modyfikacji zmienił się charakter zagrożenia, powstało nowe zagrożenie lub wzrósł poziom ryzyka;
modyfikacji na własny użytek nie wprowadzili sami konsumenci ani nikt w ich imieniu.

Upoważniony przedstawiciel

oznacza każdą osobę fizyczną lub prawną, która ma miejsce zamieszkania lub siedzibę w Unii oraz otrzymała od producenta pisemne upoważnienie do występowania w jego imieniu w zakresie określonych zadań w odniesieniu do obowiązków producenta wynikających z rozporządzenia. Producent może wyznaczyć upoważnionego przedstawiciela, udzielając mu pisemnego upoważnienia. Upoważniony przedstawiciel wykonuje zadania określone w upoważnieniu otrzymanym od producenta. Upoważniony przedstawiciel na żądanie organów nadzoru rynku przekazuje im kopię swojego upoważnienia.

Importer

oznacza każdą osobę fizyczną lub prawną, która ma miejsce zamieszkania lub siedzibę w Unii i wprowadza do obrotu w Unii produkt pochodzący z państwa trzeciego.

Dystrybutor

oznacza każdą osobę fizyczną lub prawną w łańcuchu dostaw, niebędącą producentem ani importerem, która udostępnia produkt na rynku.

Obowiązki podmiotów gospodarczych w związku z dostawami online lub inny sposób na odległość – na rzecz konsumentów

Obowiązki Producenta

zapewnienie, aby wprowadzane do obrotu produkty zostały zaprojektowane i wytworzone zgodnie z ogólnym wymaganiem bezpieczeństwa określonym w art. 5 Rozporządzenia.
przed wprowadzeniem swoich produktów do obrotu producenci przeprowadzają wewnętrzną analizę ryzyka oraz sporządzają dokumentację techniczną zawierającą co najmniej ogólny opis produktu i jego zasadnicze właściwości istotne dla oceny jego bezpieczeństwa. W stosownych przypadkach w odniesieniu do ryzyk związanych z danym produktem dokumentacja techniczna, musi również zawierać:

analizę możliwych ryzyk związanych z produktem oraz rozwiązań stosowanych w celu wyeliminowania lub ograniczenia takich ryzyk, w tym wyniki ze sprawozdań dotyczących badań przeprowadzonych przez producenta lub przez inny podmiot w jego imieniu;
wykaz odpowiednich norm europejskich, o których mowa w art. 7 ust. 1 lit. a), lub innych elementów, o których mowa w art. 7 ust. 1 lit. b) lub art. 8, zastosowanych w celu spełnienia ogólnego wymagania bezpieczeństwa określonego w art. 5.

Producenci zapewniają aktualność dokumentacji technicznej. Producenci przechowują tę dokumentację do dyspozycji organów nadzoru rynku przez dziesięć lat po wprowadzeniu produktu do obrotu i na żądanie udostępniają ją tym organom.
Producenci zapewniają wprowadzenie procedur mających na celu zapewnienie zgodności produktów produkowanych seryjnie z ogólnym wymaganiem bezpieczeństwa określonym w art. 5.
Producenci zapewniają, aby ich produkty były opatrzone numerem typu, partii lub serii lub posiadały inny widoczny i czytelny dla konsumenta element umożliwiający ich identyfikację, lub w przypadku gdy wielkość lub charakter produktu to uniemożliwiają – aby wymagane informacje były umieszczone na opakowaniu lub w dokumencie dołączonym do produktu.
Producenci podają swoje imię i nazwisko lub swoją nazwę, zarejestrowaną nazwę handlową lub zarejestrowany znak towarowy, swój adres pocztowy i elektroniczny oraz adres pocztowy lub elektroniczny pojedynczego punktu kontaktowego, pod którym można się z nimi skontaktować, jeżeli różni się on od adresu producenta. Informacje te umieszcza się na produkcie, a jeżeli nie jest to możliwe – na opakowaniu lub w dokumencie dołączonym do produktu.
Producenci zapewniają dołączenie do swojego produktu jasnych instrukcji i informacji na temat bezpieczeństwa w języku łatwo zrozumiałym przez konsumentów, określonym przez państwo członkowskie, w którym dany produkt jest udostępniany. Wymaganie to nie ma zastosowania w przypadku gdy produkt może być używany bezpiecznie i w sposób zamierzony przez producenta bez takich instrukcji i informacji na temat bezpieczeństwa.
W przypadku gdy producent stwierdzi lub ma powody, by przypuszczać na podstawie posiadanych przez niego informacji, że produkt wprowadzony przez niego do obrotu jest produktem niebezpiecznym, dany producent natychmiast:

podejmuje środki naprawcze niezbędne do skutecznego doprowadzenia do zgodności produktu z wymaganiami, w tym do jego wycofania z obrotu lub odzyskania, w zależności od przypadku;
informuje o tym konsumentów, zgodnie z art. 35 lub 36, lub zgodnie z oboma tymi artykułami;
informuje o tym za pośrednictwem portalu Safety Business Gateway organy nadzoru rynku państw członkowskich, w których produkt został udostępniony na rynku.

Do w/w celów producent podaje szczegółowe informacje, w szczególności na temat ryzyka dla zdrowia i bezpieczeństwa konsumentów oraz podjętych już środków naprawczych, a także – jeśli są dostępne – informacje na temat ilości produktów znajdujących się nadal w obrocie, w podziale na państwa członkowskie.

Producenci zapewniają, aby inne podmioty gospodarcze, osoby odpowiedzialne oraz dostawcy internetowych platform handlowych w danym łańcuchu dostaw byli terminowo informowani o wszelkich stwierdzonych przez nich problemach związanych z bezpieczeństwem.
Producenci podają do wiadomości publicznej kanały komunikacji – takie jak numer telefonu, adres poczty elektronicznej lub wyodrębniona część ich strony internetowej, z uwzględnieniem potrzeb w zakresie dostępności osób z niepełnosprawnościami – umożliwiające konsumentom składanie skarg oraz informowanie producentów o wypadkach lub problemach związanych z bezpieczeństwem, których doświadczyli z danym produktem.
Producenci badają otrzymane skargi i informacje dotyczące wypadków, które dotyczą bezpieczeństwa produktów udostępnionych przez nich na rynku i w odniesieniu do których skarżący podniósł zarzut, że są niebezpieczne, oraz prowadzą wewnętrzny rejestr tych skarg, a także rejestr przypadków odzyskania produktu i środków naprawczych podjętych w celu zapewnienia zgodności produktu.
W wewnętrznym rejestrze skarg przechowuje się tylko te dane osobowe, które są dla producenta niezbędne do zbadania skargi dotyczącej produktu, wobec którego podniesiono zarzut, że jest niebezpieczny. Takie dane przechowuje się tylko tak długo, jak jest to niezbędne do celów zbadania skargi i w każdym wypadku nie dłużej niż pięć lat po dniu ich wprowadzenia.

Obowiązki upoważnionych przedstawicieli

Upoważnienie otrzymane od producenta pozwala upoważnionemu przedstawicielowi na wykonywanie co najmniej następujących zadań:

przekazywanie organowi nadzoru rynku, na uzasadnione żądanie tego organu, wszelkich informacji i dokumentów w języku urzędowym zrozumiałym dla tego organu niezbędnych do wykazania bezpieczeństwa produktu;
w przypadku gdy upoważniony przedstawiciel stwierdzi lub ma powody, by przypuszczać, że dany produkt jest produktem niebezpiecznym – informowanie o tym producenta;
informowanie właściwych organów krajowych o wszelkich działaniach podjętych w celu wyeliminowania ryzyk, jakie stwarzają produkty objęte ich upoważnieniem, poprzez zgłoszenie na portalu Safety Business Gateway w przypadku gdy informacje te nie zostały już przekazane przez producenta lub na polecenie producenta;
na żądanie właściwych organów krajowych – podejmowanie z nimi współpracy w działaniach podjętych w celu skutecznego wyeliminowania ryzyk, jakie stwarzają produkty objęte ich upoważnieniem.

Obowiązki importerów

Przed wprowadzeniem produktu do obrotu importerzy zapewniają, aby produkt był zgodny z ogólnym wymaganiem bezpieczeństwa określonym w art. 5 oraz aby producent spełnił wymagania nałożone na niego przez rozporządzenie – określone w art. 9 ust. 2, 5 i 6.
W przypadku gdy importer stwierdzi lub ma powody, by przypuszczać, na podstawie informacji będących w jego posiadaniu, że produkt nie jest zgodny z art. 5 i art. 9 ust. 2, 5 i 6, nie wprowadza tego produktu do obrotu, dopóki nie będzie on zgodny z wymaganiami. Ponadto w przypadku gdy produkt jest produktem niebezpiecznym, importer natychmiast informuje o tym producenta oraz zapewnia poinformowanie o tym organów nadzoru rynku za pośrednictwem portalu Safety Business Gateway.
Importerzy podają swoje imię i nazwisko lub nazwę, zarejestrowaną nazwę handlową lub zarejestrowany znak towarowy, swój adres pocztowy i elektroniczny oraz adres pocztowy lub elektroniczny pojedynczego punktu kontaktowego, pod którym można się z nimi skontaktować, jeżeli różni się od adresu importera. Informacje te umieszcza się na produkcie, a w przypadku gdy nie jest to możliwe – na opakowaniu lub w dokumencie dołączonym do produktu. Importerzy zapewniają, aby dodatkowe etykiety nie utrudniały odczytania informacji wymaganych na mocy prawa Unii umieszczonych na etykiecie przez producenta.
Importerzy zapewniają, aby do importowanego przez nich produktu były dołączone jasne instrukcje i informacje na temat bezpieczeństwa w języku łatwo zrozumiałym dla konsumentów, określonym przez państwo członkowskie, w którym produkt jest udostępniany na rynku, z wyjątkiem sytuacji, w których produkt może być używany bezpiecznie i w sposób zamierzony przez producenta bez takich instrukcji i informacji na temat bezpieczeństwa.
Importerzy zapewniają, aby w czasie, gdy ponoszą odpowiedzialność za produkt, warunki jego przechowywania i transportu nie zagrażały zgodności produktu z ogólnym wymaganiem dotyczącym bezpieczeństwa określonym w art. 5 oraz zgodności produktu z art. 9 ust. 5 i 6.
Importerzy przechowują kopię dokumentacji technicznej, o której mowa w art. 9 ust. 2, do dyspozycji organów nadzoru rynku przez okres 10 lat po wprowadzeniu produktu do obrotu oraz zapewniają, aby dokumenty, o których mowa w art. 9 ust. 2, mogły być udostępniane tym organom na żądanie.
Importerzy współpracują z organami nadzoru rynku i producentem w celu zapewnienia bezpieczeństwa produktu.
W przypadku gdy importer, który na podstawie posiadanych informacji stwierdzi lub ma powody, by przypuszczać, że produkt wprowadzony przez niego do obrotu jest produktem niebezpiecznym, dany importer natychmiast:

informuje o tym producenta;
zapewnia, aby podjęto środki naprawcze niezbędne do skutecznego doprowadzenia do zgodności produktu z wymaganiami, w tym, w stosownych przypadkach, do jego wycofania z obrotu lub odzyskania; w przypadku gdy nie podjęto takich środków, musi je natychmiast podjąć importer;
zapewnia, aby konsumenci zostali natychmiast o tym poinformowani, zgodnie z art. 35 lub 36, lub zgodnie z oboma tymi artykułami;
informuje o tym organy nadzoru rynku państw członkowskich, w których produkt został udostępniony na rynku, za pośrednictwem portalu Safety Business Gateway.

Do w/w celów importer podaje szczegółowe informacje, w szczególności na temat ryzyka dla zdrowia i bezpieczeństwa konsumentów oraz podjętych już środków naprawczych, a także – jeśli są dostępne – informacje na temat ilości produktów znajdujących się nadal w obrocie, w podziale na państwa członkowskie.

Importerzy weryfikują, czy kanały komunikacji, o których mowa w art. 9 ust. 11, są publicznie dostępne dla konsumentów, umożliwiając im składanie skarg i zgłaszanie wszelkich wypadków lub problemów związanych z bezpieczeństwem, których doświadczyli w odniesieniu do produktu. Jeżeli takie kanały nie są dostępne, muszą je zapewnić importerzy, uwzględniając potrzeby w zakresie dostępności osób z niepełnosprawnościami.
Importerzy analizują złożone skargi i otrzymane informacje na temat wypadków związanych z bezpieczeństwem produktów, które udostępnili na rynku i w odniesieniu do których skarżący podnosi zarzut, że są niebezpieczne, oraz wprowadzają te skargi, a także przypadki odzyskania produktu oraz środki naprawcze podjęte w celu zapewnienia zgodności produktu, do rejestru, o którym mowa w art. 9 ust. 12, lub do swojego własnego rejestru wewnętrznego. Importerzy na bieżąco informują producenta, dystrybutorów oraz, w stosownych przypadkach, dostawców usług realizacji zamówień i dostawców internetowych platform handlowych o prowadzonej analizie i jej wynikach.
W rejestrze skarg przechowuje się wyłącznie te dane osobowe, które są niezbędne importerowi do zbadania skargi dotyczącej produktu, wobec którego podniesiono zarzut, że jest niebezpieczny. Takie dane przechowuje się tylko tak długo, jak jest to niezbędne do celów analizy, a w każdym wypadku nie dłużej niż przez pięć lat po dniu ich wprowadzenia.

Obowiązki dystrybutorów

Przed udostępnieniem produktu na rynku dystrybutorzy weryfikują, czy producent oraz, w stosownych przypadkach, importer spełnili, w zależności od przypadku, wymagania określone w art. 9 ust. 5, 6 i 7 oraz art. 11 ust. 3 i 4.
Dystrybutorzy zapewniają, aby w czasie, gdy ponoszą odpowiedzialność za produkt, warunki jego przechowywania lub transportu nie zagrażały zgodności produktu z ogólnym wymaganiem bezpieczeństwa określonym w art. 5 oraz zgodności produktu, w zależności od przypadku, z wymaganiami określonymi w art. 9 ust. 5, 6 i 7 oraz art. 11 ust. 3 i 4.
W przypadku gdy dystrybutor, który na podstawie posiadanych informacji stwierdzi lub ma powody, by przypuszczać, że produkt nie jest zgodny, w zależności od przypadku, z wymaganiami art. 5, art. 9 ust. 5, 6 i 7 oraz art. 11 ust. 3 i 4, nie udostępnia tego produktu na rynku, dopóki nie będzie on zgodny z wymaganiami.
W przypadku gdy dystrybutor, który na podstawie posiadanych informacji stwierdzi lub ma powody, by przypuszczać, że produkt udostępniony przez niego na rynku jest produktem niebezpiecznym lub nie jest zgodny, w zależności od przypadku, z wymaganiami art. 9 ust. 5, 6 i 7 oraz art. 11 ust. 3 i 4, dany dystrybutor:

natychmiast informuje o tym producenta lub importera, stosownie do przypadku;
zapewnia, aby podjęto środki naprawcze niezbędne do skutecznego doprowadzenia produktu do zgodności z wymaganiami, w tym, w stosownych przypadkach, do jego wycofania z obrotu lub odzyskania;
zapewnia, aby organy nadzoru rynku państw członkowskich, w których produkt został udostępniony na rynku, zostały o tym natychmiast poinformowane za pośrednictwem portalu Safety Business Gateway.
Do w/w celów dystrybutor podaje odpowiednie dostępne mu szczegółowe informacje na temat ryzyka dla zdrowia i bezpieczeństwa konsumentów, liczby produktów, których to dotyczy, oraz podjętych już środków naprawczych.

Rozporządzenie GPSR szczegółowo reguluje obowiązki poszczególnych podmiotów w łańcuchu dostaw, ponadto równie szczegółowo wskazuje na konkretne elementy jakie musi zawierać oferta, sposób w jaki musi zostać oznaczony produkt, jak również poszczególne kroki jakie musi podjąć podmiot gospodarczy w razie wypadku związanego z bezpieczeństwem produktów – wszystkie te kwestie zostaną omówione już w kolejnym wpisie.