Zasady reprezentacji spółki przy zawieraniu umowy z członkiem zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub w sporze z nim zostały uregulowane w art. 210 ustawy z dnia 15 września 2000 roku Kodeks spółek handlowych (dalej: „KSH”). Analogiczna regulacja w odniesieniu do zarządu prostej spółki
akcyjnej została zawarta w art. 300 67 KSH, a dotycząca spółki akcyjnej w art. 379 KSH. Ww. przepisy są bardzo zbliżone, w związku z czym w niniejszym wpisie reprezentacja zostanie omówiona na podstawie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, aczkolwiek większość uwag zachowuje aktualność także na gruncie przepisów dotyczących spółki akcyjnej oraz prostej spółki akcyjnej.
Przepis stanowi, że w przypadku umowy z członkiem zarządu lub w sporze z nim spółka reprezentowana jest przez Radę Nadzorczą lub pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników. Jest to znaczące odstępstwo od zasady ogólnej – reprezentacji spółki przez Zarząd. Wyjątek ten podyktowany jest koniecznością ochrony interesu spółki w sytuacjach, kiedy zachodzi potencjalny konflikt pomiędzy interesami członka zarządu oraz interesami spółki. W tym miejscu należy zwrócić uwagę na częsty błąd spotykany w praktyce funkcjonowania spółek – zwłaszcza mniejszych i nie korzystających z pomocy prawnej, jakim jest zawieranie umowy z jednym z członków Zarządu przez innych członków Zarządu (których umowa nie dotyczy). Praktyka taka jest niedopuszczalna i wcale nie usuwa ryzyk jakim zapobiec chce ustawodawca. Pomiędzy członkami Zarządu powstają bowiem zwykle więzi koleżeńskie lub pewnego rodzaju wspólnota interesów, przez którą taki członek zarządu mógłby nienależycie chronić interesy spółki. Co ważne, przepis ma zastosowanie niezależnie od tego, czy kolizja interesów faktycznie następuje i bez względu, czy ma związek z pełnioną funkcją. Ponadto art. 210 KSH jest normą bezwzględnie obowiązującą, co oznacza, że kwestia ta nie może zostać uregulowana odmiennie w umowie spółki.
Powyższa zasada obowiązuje tylko w relacjach z członkami aktualnego zarządu. Nie obejmuje byłych członków Zarządu. Przyjmuje się, że Rada Nadzorcza może np. złożyć oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę lub rozwiązaniu umowy, jeśli dokonuje go równocześnie z odwołaniem ze składu Zarządu. Natomiast z chwilą odwołania członka Zarządu Rada Nadzorcza traci tę kompetencję, która przechodzi na członków aktualnego Zarządu spółki. Należy pamiętać, że wpis członka Zarządu w rejestrze przedsiębiorców KRS ma tylko znaczenie deklaratywne i fakt pozostawania członkiem Zarządu należy oceniać z uwzględnieniem stanu faktycznego wynikającego z aktu powołania oraz skutków zdarzeń prawnych skutkujących wygaśnięciem mandatów.
Rada Nadzorcza powinna reprezentować spółkę działając in corpore, co oznacza, że wszyscy członkowie Rady Nadzorczej powinni działać łącznie. Możliwe jest jednak, aby oświadczenie w imieniu Rady Nadzorczej składał jeden lub kilku upoważnionych członków Rady Nadzorczej, jednakże upoważnienie takie powinno wynikać z uchwały Rady Nadzorczej wyrażającej zgodę na dokonanie czynności (względnie dopuszcza się także, aby wynikało ono z regulaminu lub umowy spółki). W takim przypadku osoba ta przekazuje decyzję Rady Nadzorczej, jednak zawsze podjętą in corpore w formie uchwały. Uchwała powinna bądź to opisywać treść czynności (przynajmniej jej główne elementy), lub co bardziej praktyczne i co należy rekomendować np. przy zawieraniu umowy z członkiem Zarządu, wyrażać zgodę na zawarcie konkretnego projektu umowy stanowiącego załącznik do uchwały.
W przypadku powołania pełnomocnika do działania w imieniu spółki w umowie z członkiem zarządu lub w sporze z nim przez Zgromadzenie Wspólników, podstawę działania pełnomocnika stanowi sama uchwała. Nie jest wymagane sporządzenie odrębnego dokumentu „pełnomocnictwa”. Nadmienić należy, że sama uchwała o powołaniu pełnomocnika jest podejmowana w głosowaniu tajnym, stanowi bowiem sprawę osobową o której mowa w art. 247 §2 KSH (za wyjątkiem uchwały podejmowanej systemie teleinformatycznym o której mowa w art. 210 §1 1 KSH).
Jeszcze surowsze wymogi zawarcia umowy obowiązują przy zawarciu umowy w spółce jednoosobowej, gdy jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem Zarząd (art. 210 §2 KSH). Ustawodawca zrezygnował w takim przypadku z rozwiązania opisanego powyżej na rzecz wymogu dokonania takiej czynności prawnej w formie aktu notarialnego. O każdorazowym zawarciu takiej czynności notariusz zawiadamia sąd rejestrowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
W kontekście powyższych wyjaśnień podkreślić należy, że komisja rewizyjna (konkurencyjny organ kontrolny, jaki może być ustanowiony w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zamiast rady nadzorczej) nie posiada uprawnienia do reprezentowania spółki w relacjach z członkiem Zarządu.
Warto dodać, że przepis art. 210 §1 KSH nie ogranicza możliwości dokonywania czynności prawnych pomiędzy dwoma podmiotami w imieniu których działa ten sam członek zarządu, w związku z czym dokonanie takiej czynności jest dopuszczalne. Jak się wydaje, taka sytuacja również może stanowić pole do nadużyć i widać w tym zakresie pewną niespójność aksjologiczną.
Na koniec warto wspomnieć o jeszcze jednej uwadze praktycznej, dotyczącej zawierania porozumień wielostronnych, których stroną jest zarówno spółka, jak i jej członek Zarządu (np. shareholders` agreement). Należy pamiętać, że w takiej sytuacji spółka w relacji z członkiem Zarządu powinna być reprezentowana przez Radę Nadzorczą lub pełnomocnika, ale w relacji do pozostałych stron przez Zarząd.
Podsumowując, naruszenie powyższych zasad reprezentacji Spółki w czynności prawnych z członkiem Zarządu ma doniosłe znacznie prawne, bowiem jego naruszenie może skutkować bezwzględną nieważnością czynności prawnej. Naruszenie powyższych zasad reprezentacji w procesie skutkować może, bądź to odrzuceniem pozwu na podstawie art. 199 §1 pkt. 3 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (dalej: „KPC”), bądź nieważnością postępowania na podstawie art. 379 pkt 2 KPC.
