Likwidacja spółki z o.o. – etapy

Likwidacja spółki z o.o. została uregulowana w art. 270 – 290 k.s.h. Zgodnie z art. 270 k.s.h. rozwiązanie spółki powodują:

1. przyczyny przewidziane w umowie spółki;
2. uchwała wspólników o rozwiązaniu spółki albo o przeniesieniu siedziby spółki za granicę, stwierdzona protokołem sporządzonym przez notariusza, chyba że przeniesienie siedziby ma nastąpić do innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa-strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, a prawo tego państwa to dopuszcza;
3. w przypadku spółki, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, również uchwała wspólników o rozwiązaniu spółki opatrzona przez wszystkich wspólników kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym;
4. ogłoszenie upadłości spółki;
5. inne przyczyny przewidziane prawem.

W niniejszym artykule zajmiemy się dobrowolnym rozwiązaniem spółki z o.o. poprzez podjęcie decyzji – uchwały o rozwiązaniu spółki i postawienie jej w stan likwidacji przez wspólników spółki.

ETAP I – PODJĘCIE UCHWAŁY I ZGŁOSZENIE DO SĄDU REJESTROWEGO

1. Skuteczne podjęcie uchwały o rozwiązaniu spółki wymaga:

1. zwołania zgromadzenia wspólników z porządkiem obrad obejmującym rozwiązanie spółki (art. 238 § 2 k.s.h.). W przypadku nieobjęcia porządkiem obrad sprawy rozwiązania spółki podjęcie uchwały o rozwiązaniu spółki będzie możliwe w przypadku obecności na zgromadzeniu całego kapitału zakładowego i braku sprzeciwu wobec włączenia uchwały o rozwiązaniu spółki do porządku obrad (239 § 1 k.s.h.);
2. oddania 2/3 głosów przez obecnych wspólników za podjęciem uchwały o rozwiązaniu spółki, chyba że umowa spółki stawia w tym zakresie surowsze wymagania (art. 246 § 1 k.s.h.);
3. objęcia uchwały aktem notarialnym.

Uchwała o rozwiązaniu spółki może być podjęta także na zgromadzeniu wspólników odbywającym się bez formalnego zwołania (art. 240 k.s.h.).

Otwarcie likwidacji następuje z dniem powzięcia przez wspólników uchwały o rozwiązaniu spółki. Sporne pozostaje zagadnienie dopuszczalności określenia samodzielnie przez wspólników w treści uchwały o rozwiązaniu spółki momentu otwarcia likwidacji. W okresie likwidacji spółka działa pod swoją dotychczasową nazwą, która zostaje rozszerzona o obligatoryjny dopisek „w likwidacji”. Jest to zmiana następująca z mocy prawa, zatem nie jest konieczne dokonanie zmiany umowy spółki przez wspólników, konieczne jest natomiast zgłoszenie tej zmiany do sądu rejestrowego przez likwidatorów. Likwidatorzy, zgłaszając do sądu otwarcie likwidacji, powinni jednocześnie zgłosić zmianę firmy spółki. Wraz z otwarciem likwidacji wygasają udzielone przez spółkę prokury. Wygaśnięcie prokury następuje z mocy prawa, niemniej celowe jest złożenie przez likwidatora wniosku o wykreślenie wpisów dotyczących prokury, co może nastąpić wraz z wnioskiem o wpis informacji o otwarciu likwidacji. Zgodnie z art. 274 § 3 k.s.h. spółka na skutek otwarcia likwidacji nie traci swojej osobowości prawnej, utrata osobowości prawnej następuje dopiero z chwilą prawomocnego wykreślenia spółki z rejestru.

2. Powołanie likwidatorów

Z dniem otwarcia likwidacji wygasa mandat członków zarządu i co do zasady likwidatorzy przejmują kompetencje przypisane wcześniej organowi zarządzającemu. Likwidator nie jest jednak organem spółki, przypisuje mu się status przedstawiciela spółki. Funkcję likwidatora może pełnić, podobnie jak funkcję członka zarządu, jedynie osoba fizyczna, niekarana za przestępstwa określone w rozdziałach XXIII–XXXVII KK oraz w przepisach art. 587, 590 i 591 k.s.h. Zasadą jest, że likwidatorami stają się z mocy prawa członkowie zarządu, posiadający ten status na dzień rozwiązania spółki. Objęcie mandatu likwidatora następuje wówczas w dacie otwarcia likwidacji. Ponadto likwidatorzy mogą być powołani uchwałą wspólników spółki, podjętą np. jednocześnie z decyzją o rozwiązaniu spółki lub podjętą po zaistnieniu zdarzenia wskazanego w umowie spółki jako przyczyna jej rozwiązania. Mandat likwidatora zostanie wówczas objęty w dacie jego powołania do pełnienia funkcji, po wyrażeniu przez likwidatora zgody na jego powołanie. Zgoda likwidatora może zostać wyrażona na zgromadzeniu wspólników i objęta protokołem, wówczas nie jest potrzebne odrębne oświadczenie likwidatora. Momentem, w którym zgoda musi zostać wyrażona najpóźniej, jest dzień złożenia wniosku do rejestru przedsiębiorców zgodnie z art. 277 § 1 k.s.h., którego obligatoryjnym elementem jest wskazanie likwidatorów i załączenie ich zgody na pełnienie funkcji (art. 19a ust. 5 ustawy o KRS). Zgodnie z przepisem art. 276 § 1¹ k.s.h. sposób reprezentacji spółki w okresie likwidacji określa się w umowie spółki, uchwale wspólników albo orzeczeniu sądu. Przy określaniu zasad reprezentacji spółki w okresie likwidacji można skorzystać ze schematów funkcjonujących przy zarządzie, tj. wprowadzić reprezentację jednoosobową, wspólną lub określić minimalną liczbę likwidatorów dla skutecznej reprezentacji spółki.

3. Zgłoszenie likwidacji do rejestru 

Zgodnie z art. 22 ustawy o KRS termin na zgłoszenie otwarcia likwidacji to 7 dni od dnia powzięcia uchwały. Do sądu rejestrowego należy zgłosić: 

1. otwarcie likwidacji (uchwała o rozwiązaniu i otwarciu likwidacji), 
2. nazwiska i imiona likwidatorów oraz ich adresy albo adresy do doręczeń elektronicznych (co do zasady powoływani w uchwale o rozwiązaniu spółki),
3. sposób reprezentowania spółki przez likwidatorów i wszelkie w tym zakresie zmiany, nawet gdyby nie nastąpiła żadna zmiana w dotychczasowej reprezentacji spółki (co do zasady wskazywany w uchwale o rozwiązaniu spółki),
4. zgodę likwidatora na objęcie funkcji, zgodnie z art. 19a ust. 5 ustawy o KRS 

Każdy likwidator ma prawo i obowiązek dokonania zgłoszenia. Wpis do rejestru ma charakter jedynie deklaratoryjny, a wniosek podlega opłacie 250,00 zł i 100,00 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. 

4. Ogłoszenie o likwidacji w MSiG i wezwanie wierzycieli 

Wraz z podjęciem uchwały o rozwiązaniu spółki i otwarciu likwidacji likwidatorzy powinni opublikować informacje o rozwiązaniu spółki i otwarciu likwidacji.

Zakres publikacji musi obejmować:

1. informację o rozwiązaniu spółki oraz o 
2. otwarciu likwidacji,
3. wezwanie wierzycieli do zgłoszenia wierzytelności w terminie 3 miesięcy od publikacji ogłoszenia. 

Zamieszczenie ogłoszenia o rozwiązaniu spółki i otwarciu likwidacji jest niezależne od dokonania wpisu do rejestru KRS informacji o otwarciu likwidacji. Likwidatorzy nie powinni wstrzymywać ogłoszenia o rozwiązaniu spółki i otwarciu likwidacji do czasu wpisu tej informacji do rejestru przedsiębiorców KRS. Miejsce publikacji ogłoszenia o rozwiązaniu spółki i otwarciu likwidacji określa przepis art. 5 § 3 k.s.h., wskazując, że w przypadku ogłoszeń wymaganych przez prawo publikuje się je w MSiG. Umowa spółki może wskazywać również inne miejsce dokonywania publikacji ogłoszeń dotyczących spółki (art. 5 § 3 zd. 2 k.s.h.), w takim przypadku ogłoszenie powinno nastąpić w sposób wskazany w umowie spółki oraz w MSiG. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu MSiG-M1. Wniosek o publikację ogłoszenia w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym” należy złożyć w Punkcie Przyjmowania Ogłoszeń MSiG. Ogłoszenie o otwarciu likwidacji podlega opłącie. Wysokość opłaty jest uzależniona od liczby użytych znaków – wynosi 0,70 zł za jeden znak, ale nie mniej niż 60 zł za ogłoszenie. Znakami są litery, cyfry, znaki przestankowe i odstępy między wyrazami.

Prawidłowe sformułowanie ogłoszenia ma istotne znaczenie praktyczne. Przepis art. 279 k.s.h. należy czytać łącznie z przepisem art. 286 § 1 k.s.h., zgodnie z którym podział pomiędzy wspólników majątku spółki pozostałego po zaspokojeniu wierzycieli nie może nastąpić wcześniej niż 6 miesięcy od daty ogłoszenia o otwarciu likwidacji i wezwaniu wierzycieli. Nieprawidłowe sformułowanie ogłoszenia spowoduje jego bezskuteczność i brak możliwości dokonania podziału majątku spółki pomiędzy wspólników, zaś dokonanie podziału będzie się wiązało z odpowiedzialnością likwidatorów i obowiązkiem zwrotu majątku przez wspólników.

Ogłoszenie, o którym mowa w art. 279 k.s.h., może zostać uznane za bezskuteczne, jeżeli: 

1. opublikowano jedynie informację o rozwiązaniu spółki;
2. nie wezwano wierzycieli do zgłaszania wierzytelności;
3. nie podano w ogłoszeniu terminu, w jakim wierzyciele powinni zgłaszać wierzytelności, lub określono ten termin błędnie.

Za niedopuszczalne uznaje się zamieszczanie w ogłoszeniu informacji i ostrzeżeń kierowanych do wierzycieli, że niezgłoszenie wierzytelności w terminie 3 miesięcy będzie równoznaczne z rezygnacją z dochodzenia wierzytelności lub zrzeczeniem się wierzytelności. Ogłoszenie, powinno zostać następnie załączone do wniosku o wykreślenie spółki z rejestru.

Przekroczenie przez wierzyciela 3-miesięcznego terminu na zgłoszenie wierzytelności nie zamyka jeszcze możliwości ich odzyskania z majątku likwidowanej spółki. Termin 3-miesięczny na zgłoszenie wierzytelności jest terminem instrukcyjnym i jego przekroczenie nie wpływa, co do zasady, na możliwość zaspokojenia roszczenia. Późniejsze zgłoszenie wierzytelności będzie również skuteczne wobec spółki, powinno jednak nastąpić przed upływem 6 miesięcy od opublikowania ogłoszenia. Zgodnie bowiem z przepisem art. 286 § 1 k.s.h. podział majątku pomiędzy wspólników nie może nastąpić przed upływem 6 miesięcy od dokonania ogłoszenia i wezwania wierzycieli. Spóźnione o więcej niż 6 miesięcy zgłoszenie wierzytelności pociągnie za sobą ten negatywny skutek dla wierzycieli, że będą oni mogli żądać zaspokojenia z majątku jeszcze niepodzielonego (art. 287 § 2 k.s.h.).

5. Bilans likwidacyjny

Termin na sporządzenie bilansu otwarcia likwidacji wynosi 15 dni od otwarcia likwidacji i jest określony w przepisie art. 12 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości. Bilans otwarcia likwidacji musi być zatwierdzony przez zgromadzenia wspólników, które to zgromadzenie mają obowiązek zwołać likwidatorzy spółki. Zgodnie z art. 68 ustawy o rachunkowości sp. z o.o. jest zobowiązana do udostępnienia wspólnikom rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności jednostki, a jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania – także opinii wraz z ze sprawozdaniem z badania najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników. Przywołany przepis nie odnosi się co prawda wprost do bilansu otwarcia likwidacji, niemniej jego odpowiednie stosowanie na gruncie art. 281 § 1 k.s.h. i jest powszechnie aprobowane w doktrynie.

Niezależnie od obowiązku sporządzenia bilansu otwarcia likwidacji likwidatorzy mają obowiązek sporządzenia odrębnego sprawozdania finansowego według stanu na dzień poprzedzający likwidację spółki. Obowiązek taki wynika z przepisu art. 45 ust. 1 w zw. z art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Bilans otwarcia likwidacji nie jest tożsamy z bilansem wchodzącym w skład sprawozdania finansowego. Bilans wchodzący w skład sprawozdania finansowego oraz bilans otwarcia likwidacji stanowią przy tym dwa odrębne dokumenty i likwidator nie może zwolnić się z obowiązku sporządzenia bilansu otwarcia likwidacji, wskazując na przygotowanie sprawozdania finansowego zawierającego już bilans. Bilans otwarcia likwidacji pełni bowiem zupełnie odmienną funkcję, którą jest przedstawienie wartości zbywczej majątku spółki według stanu na dzień otwarcia likwidacji. Zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe powinno być podpisane przez wszystkich likwidatorów, bowiem w procesie likwidacji to oni są „kierownikami jednostki”, o których mowa w powołanym przepisie.

Likwidatorzy mają obowiązek corocznego składania sprawozdań ze swojej działalności i sprawozdań finansowych. Otwarcie likwidacji nie ma wpływu na bieg roku obrotowego spółki. Sprawozdania finansowe i sprawozdania z działalności likwidatorów powinny być przedstawione do oceny radzie nadzorczej spółki lub komisji rewizyjnej (art. 219 § 3 oraz art. 221 § 1 k.s.h.). Jeśli w spółce funkcjonują obydwa organy (art. 213 § 1 k.s.h.), dokumenty należy przedstawić do oceny każdemu z tych organów.

ETAP II – CZYNNOŚCI LIKWIDACYJNE 

1. Czynności likwidacyjne 

Następnie podejmowane są czynności likwidacyjne mające na celu zakończenie bieżących interesów, ściągnięcie wierzytelności, spłatę zobowiązań oraz upłynnienie majątku. Likwidacja spółki powinna – poprzez spieniężenie jej majątku przez likwidatorów – doprowadzić do zaspokojenia lub zabezpieczenia wierzycieli (na przykład przez złożenie określonej kwoty do depozytu sądowego) oraz podziału pozostałej części majątku spółki między wspólników. Podział majątku pozostałego po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli nie może nastąpić przed upływem sześciu miesięcy od daty ogłoszenia o otwarciu likwidacji i wezwaniu wierzycieli. Dlatego likwidacji musi trwać co najmniej 6 miesięcy od otwarcia likwidacji do złożenia wniosku o wykreślenie spółki z KRS.

Zasadniczo można więc wskazać, że czynności likwidacyjne będą obejmowały m.in.:

1. rozwiązanie oddziałów spółki,
2. zakończenie negocjacji,
3. rozwiązanie umów o pracę,
4. rozwiązanie umów, które nie są niezbędne dla prowadzenia likwidacji, tak jak np. umów ramowych z dostawcami, podwykonawcami,
5. zakończenie procesu produkcji z zakupionych już surowców, chyba że łatwiej jest zbyć takie surowce,
6. inne czynności potrzebne dla ukończenia spraw w toku, które to sprawy powstały przed otwarciem likwidacji.

2. Ściągnięcie wierzytelności 

Obowiązek ściągnięcia przez likwidatorów wierzytelności obejmuje zarówno wierzytelności spółki wobec osób trzecich, jak i wierzytelności spółki wobec jej wspólników. W ramach kompetencji likwidatora będzie się mieścić wszczynanie postępowań sądowych w celu ściągnięcia i wyegzekwowania wierzytelności. Konieczność wszczęcia i prowadzenia postępowania sądowego może uzasadniać zawarcie przez likwidatora nowej umowy zlecenia na obsługę prawną.

3. Wypełnienie zobowiązań spółki i upłynnienie majątku

Wypełnienie zobowiązań spółki będzie obejmować zakończenie realizowanych umów oraz zaspokojenie istniejących zobowiązań spółki. Nie ma przeszkód, aby wypełnienie zobowiązań przez spółkę przybrało postać rozliczenia się z wierzycielami spółki w naturze ze składników majątku spółki. Likwidatorzy nie będą odpowiedzialni za niedopełnienie swoich obowiązków, jeżeli w toku postępowania likwidacyjnego niemożliwe okaże się wypełnienie wszystkich zobowiązań spółki. Sąd Najwyższy dopuszcza możliwość zakończenia postępowania likwidacyjnego spółki, która nie była w stanie wypełnić wszystkich swoich zobowiązań, bowiem bezcelowe byłoby utrzymywanie przy życiu „martwego” podmiotu (postanowienie Sądu Najwyższego z 18.10.2006 r., II CSK 136/06). Przy upłynnianiu majątku należy uwzględnić wartość zbywczą majątku, wskazaną w bilansie otwarcia likwidacji. Niezasadne lub pochopne upłynnienie majątku spółki poniżej wartości zbywczej wskazanej w bilansie otwarcia likwidacji może powodować odpowiedzialność odszkodowawczą likwidatorów wobec spółki oraz osób trzecich, których zobowiązania nie zostaną w związku z tym zaspokojone. Upłynnienie majątku poniżej wartości zbywczej będzie dopuszczalne przy założeniu, że wcześniej nastąpiła co najmniej jedna bezskuteczna próba jego upłynnienia zgodnie z wartością zbywczą i okazało się to niemożliwe. Likwidatorzy powinni się jednak wykazać w tym zakresie starannością i być w stanie przedstawić dowód podjęcia takiej próby.

Przepis art. 282 § 1 zd. 3 k.s.h. wskazuje na konieczność sprzedaży nieruchomości w drodze licytacji publicznej, nie precyzując, w jakim trybie licytacja powinna zostać przeprowadzona. Zgoda wspólników na sprzedaż z wolnej ręki powinna być wyrażona w uchwale, która wymaga formy aktu notarialnego. Podjęcie przez wspólników uchwały nie wymaga odbycia zgromadzenia wspólników. Dopuszczalne jest wyrażenie przez wspólników zgody na sprzedaż z wolnej ręki w trybie art. 227 § 2 k.s.h. W orzecznictwie dopuszcza się także możliwość wyrażenia przez wspólników zgody poprzez złożenie przez wszystkich wspólników oświadczeń bezpośrednio przy zawieraniu umowy sprzedaży, co będzie równoznaczne z „dorozumianą uchwałą” (tak wyrok Sądu Najwyższego z 18.2.2016 r., II CSK 241/15).

W toku czynności likwidacyjnych likwidatorzy prowadzą sprawy i reprezentują spółkę jedynie w ramach czynności likwidacyjnych w rozumieniu przepisu art. 282 § 1 k.s.h. 

4. Podział majątku spółki 

1. Pierwszym warunkiem dopuszczalności dokonania podziału majątku spółki pomiędzy wspólników jest upływ terminu 6 miesięcy od ogłoszenia o likwidacji. Termin 6 miesięcy, po upływie którego możliwe jest dokonanie podziału majątku spółki pomiędzy jej wspólników, zaczyna biec od ukazania się w MSiG (lub innym piśmie przeznaczonym do ogłoszeń spółki) informacji o otwarciu likwidacji i wezwaniu wierzycieli do zgłoszenia wierzytelności w terminie 3 miesięcy. Niezamieszczenie w ogłoszeniu, o którym mowa w przepisie art. 279 k.s.h., jednego z jego obligatoryjnych elementów ma ten skutek, iż termin 6-miesięczny nie rozpocznie biegu i nie będzie możliwe dokonanie podziału majątku spółki pomiędzy wspólników. Dokonanie pomiędzy wspólników podziału majątku spółki po upływie 6 miesięcy od ukazania się wadliwego ogłoszenia będzie wiązało się z obowiązkiem zwrotu świadczenia przez wspólników.
2. Drugim z warunków, który musi zostać spełniony kumulatywnie, jest zaspokojenie lub zabezpieczenie wszystkich wierzycieli spółki.

Nie jest dopuszczalne dokonanie podziału majątku spółki przed upływem 6-miesięcznego terminu od daty ogłoszenia o otwarciu likwidacji i wezwaniu wierzycieli, także w sytuacji gdy aktywa spółki przewyższają jej pasywa i dają pewność zaspokojenia lub zabezpieczenia wszystkich wierzycieli. Zgłoszenie się przez wierzyciela do spółki z przekroczeniem 3-miesięcznego terminu, ale przed upływem 6 miesięcy od daty ogłoszenia, nie wyłączy obowiązku zaspokojenia lub zabezpieczenia jego wierzytelności przez spółkę (o czym wskazano już powyżej). 

5. Zasady podziału majątku spółki 

Podział majątku spółki następuje proporcjonalnie do posiadanych udziałów. Liczbę udziałów i wspólników uprawnionych do uczestniczenia w podziale majątku spółki określa się w oparciu o księgę udziałów, prowadzoną przez zarząd (art. 188 k.s.h.), a następnie przez likwidatorów (zgodnie z art. 280 w zw. z art. 188 k.s.h.). 

Umowa spółki może zmodyfikować zasady podziału majątku spółki po zakończeniu likwidacji pomiędzy wspólników. Zmiana może polegać na przyznaniu niektórym wspólnikom pierwszeństwa
w zaspokojeniu ich roszczenia, określać inne zasady podziału aniżeli przez odniesienie się do liczby udziałów, może przewidywać przeznaczenie majątku na inne cele. Nie jest jednak dopuszczalne całkowite wyłączenie jednego lub kilku ze wspólników od udziału w sumie likwidacyjnej. Zmiana umowy spółki w zakresie określenia zasad podziału majątku spółki pomiędzy wspólników po zakończeniu likwidacji może nastąpić także w toku postępowania likwidacyjnego. Zmiana umowy spółki w zakresie podziału kwoty likwidacyjnej może dotyczyć także sposobu zaspokojenia poszczególnych wspólników. Nie ma przeszkód, aby w umowie spółki zawrzeć postanowienie pozwalające wspólnikowi na odzyskanie wkładów niepieniężnych (zwrot in natura) wniesionych przez niego na pokrycie obejmowanych udziałów, pod warunkiem że spółka po zaspokojeniu i zabezpieczeniu wierzycieli wciąż będzie dysponowała tym składnikiem majątku.

ETAP III – WYKREŚLENIE SPÓŁKI Z REJESTRU

Zakończenie procesu likwidacji spółki następuje w momencie zakończenia podziału majątku spółki, tj. zasadniczo z dniem, w którym przekazano ostatni składnik majątku spółki wspólnikowi w ramach podziału sumy likwidacyjnej. Zaspokojenie lub zabezpieczenie wszystkich wierzycieli spółki nie jest warunkiem zakończenia postępowania likwidacyjnego. Po zakończeniu procesu likwidacji spółki likwidatorzy muszą dopełnić określonych w przepisie art 288 k.s.h. formalności, tak aby było możliwe wykreślenie spółki z rejestru i ustanie jej bytu prawnego. Rozwiązanie spółki następuje dopiero z dniem wykreślenia spółki z rejestru przedsiębiorców KRS i utraty przez spółkę osobowości prawnej. Utrata przez spółkę osobowości prawnej następuje wraz z uprawomocnieniem się postanowienia o wykreśleniu spółki z rejestru.

1. Sprawozdanie likwidacyjne

Sprawozdanie likwidacyjne jest sprawozdaniem finansowym, przygotowywanym przez likwidatorów według stanu na dzień poprzedzający przystąpienie do podziału majątku spółki pomiędzy wspólników, już po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli spółki (dzień bilansowy).

W dużych sp. z o.o., z rozbudowaną strukturą kapitałową i w których ilość składników majątkowych pozostałych do podziału pomiędzy wspólników jest znaczna i nie ogranicza się jedynie do środków pieniężnych na rachunku spółki, przygotowanie sprawozdania likwidacyjnego możne zając znacznie więcej czasu. W takim przypadku może się zdarzyć, że sprawozdanie likwidacyjne zostanie sporządzone znacznie później aniżeli bezpośrednio po upływie 6 miesięcy od opublikowania ogłoszenia. Zgodnie jednak z art. 52 ust. 1 w zw. z ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości sprawozdanie likwidacyjne powinno być przygotowane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, czyli od poprzedzającego dzień, w którym dopuszczalne było w świetle art. 286 k.s.h. przystąpienie do podziału pomiędzy wspólników majątku.

Celem sprawozdania likwidacyjnego jest przedstawienie wspólnikom informacji o stanie finansowym i składnikach majątku spółki już po dokonaniu zaspokojenia lub zabezpieczenia wierzycieli spółki.

2. Sprawozdanie likwidacyjne a sprawozdanie na dzień zakończenia likwidacji

Oprócz sprawozdania likwidacyjnego konieczne jest również sporządzenie odrębnego sprawozdania według stanu na dzień zakończenia likwidacji jednostki. Zgodnie z art. 12 ust. 2 pkt 2 oraz 7 w zw. z art. 45 ust. 1 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zakończenia likwidacji oraz na inny dzień bilansowy wskazany odrębnymi przepisami. Przepis art. 288 § 1 k.s.h. określa właśnie „inny dzień bilansowy” w rozumieniu art. 12 ust. 2 pkt 7 ustawy o rachunkowości. Zatwierdzenie sprawozdania likwidacyjnego przypadać będzie zawsze na inny dzień aniżeli zakończenie likwidacji spółki, czyli rozdysponowanie majątku spółki. O zakończeniu likwidacji spółki można mówić najwcześniej w momencie rozdysponowania jej składników majątkowych, kiedy zostaje zlikwidowany jej „substrat”.

3. Zatwierdzenie sprawozdania likwidacyjnego

Sprawozdanie likwidacyjne podlega zatwierdzeniu przez wspólników. Przepis art. 288 § 2 k.s.h. przewiduje, że jeżeli z powodu braku kworum nie odbyło się zgromadzenie wspólników zwołane w celu zatwierdzenia sprawozdania likwidacyjnego, likwidatorzy powinni ogłosić w siedzibie spółki to sprawozdanie i złożyć je sądowi rejestrowemu, z jednoczesnym zgłoszeniem wniosku o wykreślenie spółki z rejestru, bez konieczności podejmowania ponownie próby uzyskania aprobaty zgromadzenia wspólników.

Przedmiotem obrad zgromadzenia wspólników zwołanego w celu zatwierdzenia sprawozdania likwidacyjnego powinno być również udzielenie likwidatorom absolutorium za okres pełnionej funkcji. 

Brak zatwierdzenia sprawozdania likwidacyjnego z innych przyczyn, do których może należeć nieuzyskanie wymaganej ustawą lub umową spółki większości głosów, uniemożliwi podjęcie przez likwidatorów dalszych czynności i likwidacja pozostanie w toku. Likwidatorzy powinni zwołać wówczas kolejne zgromadzenie wspólników w celu uzyskania zatwierdzenia sprawozdania likwidacyjnego.

4. Wykreślenie spółki z rejestru

Wniosek o wykreślenie powinien zostać podpisany zgodnie z zasadami reprezentacji obowiązującymi w spółce w okresie likwidacji. Sąd rejestrowy po zweryfikowaniu złożonych dokumentów i sprawdzeniu, czy likwidacja została przeprowadzona prawidłowo, wydaje postanowienie o wykreśleniu spółki z rejestru. Wykreślenie spółki z rejestru ma charakter konstytutywny. Utrata przez spółkę osobowości prawnej następuje „Po ukończeniu postępowania likwidacyjnego, które powinno być przeprowadzone zgodnie z przepisami art. 262 i nast. likwidatorzy spółki złożą sprawozdanie likwidacyjne sądowi rejestrowemu z jednoczesnym zgłoszeniem wniosku o wykreślenie spółki z rejestru. Na tej podstawie sąd rejestrowy wyda postanowienie o wykreśleniu spółki z rejestru. Zarządzenie wykreślenia może również nastąpić z urzędu. Wykreślenie wpisu w rejestrze nastąpi po uprawomocnieniu się postanowienia zarządzającego wykreślenie wpisu. W momencie, w którym nastąpi to wykreślenie wpisu z rejestru, spółka utraci osobowość prawną” (uchwała Sądu Najwyższego (7) z 15.3.1991 r. (III CZP 13/91).

Nie jest przeszkodą do wykreślenia spółki z rejestru fakt istnienia niezaspokojonych wierzycieli spółki. Jak wskazał Sąd Najwyższy w postanowieniu z 8.1.2002 r. I CKN 752/99 „Oddalenie wniosku o wykreślenie spółki z rejestru handlowego z tego powodu, że nie zaspokojono wszystkich wierzycieli prowadzi praktycznie do akceptacji istnienia „martwego” podmiotu gospodarczego. Nie ma prawnych możliwości wymuszenia podjęcia przez spółkę działalności gospodarczej, co zresztą pozostawałoby w sprzeczności z zasadą wolności prowadzenia tej działalności. W konsekwencji prowadzi to do rozwiązań, które trudno uznać za racjonalne, utrzymuje bowiem stan, w którym istnieje spółka nie podejmująca działalności gospodarczej, a zarazem nie ma realnych możliwości zaspokojenia jej wierzycieli. Takiego rozwiązania nie sposób akceptować” (podobnie post. SN z 20.9.2007 r., II CSK 240/07; post. SN z 18.10.2006 r., II CSK 136/06; post. SN z 5.12.2003 r., IV CK 256/02). 

Wniosek o wykreślenie spółki z rejestru podlega opłacie sądowej w wysokości 300,00 zł i opłacie za ogłoszenie w MSiG w wysokości 100,00 zł. 

5. Przechowywanie ksiąg i dokumentów spółki

Dokumenty i księgi spółki przechowuje osoba wskazana w umowie spółki lub w uchwale wspólników. W razie braku wskazania osoby właściwej do przechowywania dokumentów, wyznaczy ją sąd rejestrowy. Sąd może wydać postanowienie w tym przedmiocie także z urzędu, w przypadku niezłożenia stosownego wniosku przez likwidatorów.

Prawo do wglądu do ksiąg i dokumentów spółki przysługuje wspólnikom i osobom mającym w tym interes prawny, pod warunkiem uzyskania przez nich upoważnienia sądu rejestrowego.