Rezygnacja jako jednostronne oświadczenie woli
Rezygnacja z funkcji członka zarządu to jednostronne oświadczenie woli, które wywołuje skutek prawny z chwilą jego doręczenia do właściwego adresata. Od tego momentu, członek zarządu przestaje pełnić funkcję i nie jest konieczna akceptacja ze strony spółki czy podjęcie jakichkolwiek dodatkowych czynności mających na celu podjęcie uchwały o odwołaniu członka zarządu.
Adresat oświadczenia o rezygnacji
Wątpliwości budzi natomiast to, kto jest właściwym adresatem takiego oświadczenia o rezygnacji. Obecnie w orzecznictwie dominuje pogląd, że w zarządach wieloosobowych rezygnację należy kierować do innego członka zarządu lub prokurenta. Kluczowe jest, aby dokument trafił do osoby, która może skutecznie działać w imieniu spółki.
W przypadku natomiast, gdy zarząd jest jednoosobowy i w dodatku to właśnie ta osoba chce zrezygnować z pełnionej funkcji, pozostawiając spółkę bez zarządu – przepisy wprost wskazują, że jeśli umowa spółki nie stanowi inaczej, rezygnacja powinna zostać złożona wspólnikom. Przepisy więc nakładają obowiązek zwołania zgromadzenia wspólników i umieszczenia rezygnacji już w zaproszeniu na to zgromadzenie. Rezygnacja zaś staje się skuteczna następnego dnia po terminie zgromadzenia.
Istotnym jest podkreślenie, że przepisy te mają charakter dyspozytywny, co oznacza, że umowa spółki może je modyfikować i wprowadzać inne rozwiązania.
Forma rezygnacji i jej skuteczność
Co do zasady przepisy nie wymagają żadnej szczególnej formy, w tym nawet formy pisemnej, (poza szczególnymi przypadkami, np. w spółce jednoosobowej), to jednak z punktu widzenia bezpieczeństwa prawnego zdecydowanie warto złożyć rezygnację na piśmie, tak aby w każdym momencie móc wykazać czas, od którego nie pełni się już określonej funkcji w spółce, co ma znaczenie np. przy odpowiedzialności członka zarządu za zobowiązania spółki.
Oczywiście również warto dopilnować, aby posiadać dowód doręczenia rezygnacji do spółki, a samo doręczenie powinno być – dla celów dowodowych – dokonane w następujący sposób: 1) list polecony ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, 2) odnotowanie rezygnacji w protokole zgromadzenia wspólników (przy czym należałoby od razu prosić o odpis tego protokołu ze zgromadzenia), 3) podpis osoby przyjmującej oświadczenie.
Rezygnacja co do zasady staje się skuteczna z chwilą doręczenia, chyba że członek zarządu wskaże inny termin jej wejścia w życie.
Odpowiedzialność za szkodę wynikłą z nieuzasadnionej rezygnacji
Należy mieć na uwadze, że członek zarządu może zrezygnować z pełnionej funkcji w dowolnym momencie, chyba że umowa spółki wprowadza pewne ograniczenia – np. wskazuje minimalny termin wypowiedzenia lub wymaga złożenia rezygnacji w określonym czasie (top też propozycje zapisów przy tworzeniu umowy spółki). Nie można jednak całkowicie wyłączyć prawa do rezygnacji w ważnych sytuacjach.
Czasami może zdarzyć się, że spółka poniesie szkodę na skutek nagłej rezygnacji członka zarządu bez ważnego powodu. W katalogu takiej szkody orzecznictwo wymienia m.in. opóźnienie w zawarciu umowy, koszty zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników w celu powołania nowego zarządu, wydatki poniesione na poszukiwanie następcy – wówczas rezygnujący członek zarządu może zostać pociągnięty do odpowiedzialności, dlatego właśnie, aby uniknąć odpowiedzialności, warto rozważyć złożenie rezygnacji w okolicznościach minimalizujących negatywne skutki dla spółki, np. podczas zgromadzenia wspólników, tak aby nowy zarząd mógł zostać powołany bez zwłoki. Innym rozwiązaniem może być też wprowadzić do umowy spółki pewnych mechanizmów ograniczających dowolność członka zarządu w ustępowaniu ze stanowiska w dowolnie wybranym przez niego czasie, np. poprzez nałożenie obowiązku złożenia rezygnacji z odroczonym terminem albo określenie w umowie spółki konkretnych ważnych przyczyn, przy zajściu których rezygnacja pozostaje bez sankcji odszkodowawczych.
Podsumowanie
Podsumowując się, składając rezygnację z pełnienia funkcji członka zarządu należy pamiętać o prawidłowym adresacie składanego oświadczenia woli, odpowiedniej formie i zapewnienie dla siebie dowodu doręczenia oświadczenia właściwemu adresatowi jak również (o czym zapomina się najczęściej) – o ocenie wpływu rezygnacji na funkcjonowanie spółki i możliwej odpowiedzialności odszkodowawczej.
